Banyak organisasi menggunakan email untuk berkomunikasi dengan klien. Oleh karena itu, sangat penting bagi mereka untuk menyimpan catatan data email. Namun apa perbedaan antara pencadangan dan pengarsipan, dan metode penyimpanan email mana yang lebih baik?
Meskipun sering digunakan secara bergantian, pencadangan email dan pengarsipan email tidaklah sama. Teruslah membaca untuk mengetahui perbedaan solusi email yang disajikan dan manfaat apa yang diberikannya kepada organisasi yang membutuhkannya.
Pencadangan vs Pengarsipan
Banyak yang bertanya-tanya apakah ada perbedaan antara pencadangan dan pengarsipan karena keduanya terlihat sangat mirip. Cadangan email dan solusi pengarsipan email menawarkan tertentu fitur kontras untuk menyimpan catatan digital.
Singkatnya, pencadangan email membuat salinan database email. Dengan cara ini, sudah siap pemulihan informasi segera. Arsip email menangkap data email dan mengaturnya dalam database yang menyimpannya dan memungkinkannya disimpan dengan mudah diambil.
Cadangan Email
Pencadangan email melibatkan menyimpan salinan email untuk pemulihan darurat, berfungsi sebagai jaring pengaman terhadap kehilangan data karena penghapusan tidak disengaja, serangan siber, atau kegagalan sistem.
Sementara pencadangan email mengambil cuplikan database, itu mungkin tidak selalu mengindeks email secara komprehensif. Beberapa solusi pencadangan mungkin menawarkan pengindeksan untuk pengambilan yang lebih cepat, namun ini bukan fitur universal di semua sistem pencadangan.
Ini memberikan gambaran tentang database email pada titik waktu tertentu, memungkinkan untuk pemulihan data yang cepat. Hal ini memungkinkan bisnis untuk melanjutkan operasi dengan cepat jika terjadi insiden yang memengaruhi data email.
Pengarsipan Email
Pengarsipan email berfokus pada penyimpanan komunikasi email untuk jangka waktu lama sambil mengindeksnya untuk memudahkan pencarian dan pengambilan. Ini melayani berbagai tujuan, termasuk tata kelola data jangka panjangmemenuhi persyaratan hukum dan kepatuhan, dan memfasilitasi pengawasan karyawan.
Biasanya email yang diarsipkan dengan benar dapat diakses tanpa batas waktu hingga personel yang berwenang memutuskan untuk menghapusnya, selaras dengan kebijakan penyimpanan yang ditetapkan oleh organisasi atau standar kepatuhan.
Pengarsipan sering kali melibatkan kompresi data atau teknik pengoptimalan penyimpanan, sehingga memungkinkan data yang diarsipkan dapat digunakan lebih sedikit ruang dibandingkan dengan menyimpan semua email di kotak surat aktif. Hal ini dapat meningkatkan pengelolaan dan aksesibilitas data bagi karyawan.
Perbedaan Antara Pencadangan dan Pengarsipan
Membedakan antara solusi pencadangan dan pengarsipan email sulit dilakukan tanpa mempelajari perbedaan utamanya. Oleh karena itu, kami akan dengan cermat mempelajari karakteristik masing-masing strategi berikut untuk mengetahui bagaimana strateginya penggunaan dan tujuan bervariasi.
Fitur otomatis
Pengarsipan email secara otomatis menangkap setiap email yang dikirim atau diterima dalam suatu organisasi. Ini menyalin semua data segera setelah dikirim atau diterima dan menyimpannya secara permanen dalam basis data.
Namun, pencadangan email tidak memiliki fitur otomatis seperti itu. Ini memerlukan beberapa waktu sebelum menyimpan semua data penting, dan mungkin ada data yang signifikan celah dalam proses pembuatan file cadangan. Dengan strategi ini, organisasi berisiko terhadap kemungkinan email mereka dihapus sebelum disimpan.
Manajemen perangkat lunak
Pengarsipan email juga dapat mengatur produksi sistem email untuk menyimpan segala sesuatu di tempatnya dan meningkatkan kinerja perangkat lunak email., khususnya bagi para pegawai yang bekerja pada departemen TI dalam organisasi.
Strategi pengarsipan email juga dianggap lebih bermanfaat, sebagai penyimpan data jangka panjang dibandingkan cadangan. Hal ini karena pencadangan email adalah solusi penghematan data jangka pendek dan mungkin mengharuskan karyawan untuk membuat pencadangan baru sesekali.
Fitur pencarian
Perwakilan organisasi bertanggung jawab untuk mengirimkan setiap email. Dalam kasus investigasi internal atau permintaan kepatuhan, pengarsipan email adalah strategi berguna yang menyimpan catatan semua email yang terbukti.
Ini dapat menawarkan a jangkauan pencarian yang luas dengan mengindeks setiap email dan menentukan email responsif dengan cepat dan efisien untuk tujuan penyelidikan. Sebaliknya, pencadangan email tidak dapat melakukan hal tersebut pencarian yang rumit.
Akses fitur
Data email yang disimpan tidak boleh dapat diakses oleh semua karyawan dalam suatu organisasi. Sebaliknya, hanya SDM, IT, dan hukum tim harus diizinkan mengakses arsip email dan mengambil informasi penting bila diperlukan.
Sebagai perbandingan, cadangan email tidak memiliki fitur akses seperti itu. Oleh karena itu, kemampuan pencarian mungkin tidak terbatas pada berbagai jenis pengguna dengan alat ini. Email sering dilihat sebagai konten sensitif dan seharusnya tidak dapat diakses pengguna yang tidak sah.
Keuntungan Pencadangan Email vs Pengarsipan
Pengarsipan dianggap lebih pilihan yang bermanfaat lebih dari cadangan. Namun, kita harus menyelidiki manfaat masing-masing strategi. Hal ini untuk melihat dalam kondisi apa setiap pendekatan harus digunakan sebelum memutuskan apakah pencadangan vs pengarsipan lebih baik penyimpanan email.
Retensi jangka panjang
Ingin tahu apa tujuan pengarsipan email dalam suatu organisasi? Hal ini terutama digunakan untuk menyimpan data email dalam bentuk yang lengkap dan menyimpannya secara permanen dalam database, membuat informasi tersedia kapan pun diperlukan.
Pengarsipan email tercapai retensi data penuh dengan menyimpan informasi secara langsung pada saat kedatangan mereka. Ini juga memastikan data yang disimpan dienkripsi akses terbatas untuk menyediakan keamanan dan manajemen server yang lebih mudah untuk organisasi.
Retensi jangka panjang lebih sulit dilakukan dengan pencadangan email. Strategi penyimpanan ini menyimpan server segera setelah email tiba. Namun, karena mereka akses tak terbataspengguna mungkin menghapus email sebelum dicadangkan, sehingga mengakibatkan a kehilangan data yang besar itu tidak mungkin untuk diambil kembali.
Perlindungan kesalahan pengguna
Pengarsipan email bisa menjaga data terhadap kehilangan yang tidak disengaja dengan membiarkannya dipulihkan dengan cepat, tidak seperti cadangan email. Jika email tidak disimpan dengan benar dalam arsip, pengguna mungkin membuang banyak waktu untuk melacaknya dan mencoba mengambil data yang hilang. Mereka bahkan mungkin menghadapinya kerugian permanen informasi penting, merusak integritas organisasi mereka.
Solusi pengarsipan untuk komunikasi email menawarkan kemudahan dan kecepatan. Mereka memungkinkan administrator organisasi yang berwenang untuk menemukan dan memulihkan file penting dengan cepat tanpa banyak kerumitan dan tekanan.
Fitur kepatuhan terhadap peraturan
Email sering kali dianggap tunduk pada persyaratan kepatuhan tergantung pada jenis pekerjaan yang menjadi fokus organisasi. Mereka juga bervariasi tergantung pada industrinya HIPAA (Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan), yang disesuaikan dengan layanan kesehatan AS.
Untungnya, pengarsipan email dapat membantu memenuhi persyaratan kepatuhan dengan menawarkan a bukti kerusakan cara penyimpanan data. Strategi ini mungkin juga memberikan proses eDiscovery yang lebih efisien dan mengurangi kebutuhan penyimpanan.
Bisakah Anda Menggabungkan Manajemen Email Pencadangan dan Pengarsipan?
Setelah memeriksa tujuan yang berbeda tentang pencadangan email vs pengarsipan, kita dapat menyimpulkan bahwa keduanya saling melengkapi dalam beberapa hal. Dengan menggabungkan kedua solusi ini, organisasi dapat mencapai tujuan mereka manajemen email yang komprehensif.
Menerapkan kedua strategi tersebut dapat menghasilkan pelestarian data, kepatuhan, dan perlindungan data yang lebih baik pemulihan informasi. Selain itu, pengarsipan dan pencadangan dapat membantu organisasi memenuhi persyaratan hukum dan memprioritaskan keamanan siber.
Kesimpulan
Mempelajari perbedaan antara strategi pencadangan dan pengarsipan email sangat penting untuk menghindari kebingungan. Meskipun mereka mungkin memiliki tujuan yang sama, mereka fitur dan kelebihan membuat mereka unik.
Organisasi profesional menganggap pengarsipan email lebih baik. Ini karena melibatkan penyimpanan data email dalam database terstruktur untuk memudahkan akses ke informasi dan informasi yang dibutuhkan tingkat kemampuan pencarian dan pengorganisasian yang lebih tinggi.