Salah satu alasan utama mengapa banyak pengusaha menghindari outsourcing adalah kenyataan bahwa mereka ingin memegang kendali. Bukan, ini bukanlah sebuah perebutan kekuasaan, dan gagasan bahwa jika Anda ingin melakukan sesuatu dengan benar, Anda harus melakukannya sendiri bukanlah sebuah stereotip atau kesalahpahaman. Memang benar bahwa banyak pengusaha belajar dengan cara yang sulit.
Pada saat yang sama, Anda harus menghindari terlalu ikut campur. Anda tidak ingin tim Anda mulai merasa Anda tidak mempercayai mereka. Hal ini akan membuat mereka kurang produktif (baik karena mereka mengalami demoralisasi maupun karena mereka merasakan tekanan karena Anda mengawasi mereka), dan hal ini akan membuat mereka lebih mungkin untuk keluar.
Yang terpenting, Anda tidak punya waktu untuk mengatur semuanya secara mikro. Waktu Anda adalah sumber daya paling berharga di seluruh perusahaan, dan Anda tidak boleh menyia-nyiakannya untuk pengawasan pribadi setiap orang di karyawan Anda.
Jadi, bisakah Anda mendapatkan keduanya? Bisakah Anda mengetahui apa yang dilakukan tim Anda setiap saat tanpa pengelolaan mikro? Tentu saja! Begini caranya!
1. Mulai gunakan alat manajemen proyek
Hal pertama yang Anda perlukan adalah alat manajemen proyek. Ini adalah hub terpusat yang memberi Anda kanvas tempat Anda dapat mengatur semua tim dan proyek Anda.
Ini memberi Anda cara mudah untuk membatasi dan memberikan akses ke berbagai bagian platform kepada anggota staf yang berbeda. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk melihat siapa yang mengerjakan apa (bahkan melacak kemajuan mereka tanpa harus mengganggu mereka dengan pertanyaan yang tidak perlu).
Coba pikirkan: yang terbaik yang tersedia alat manajemen proyek memungkinkan beberapa bentuk komunikasi non-verbal di dunia digital. Anda dapat mengubah warna atau label pada proyek tanpa banyak kesulitan. Anda dapat memberi kode warna pada kartu di Trello atau Monday; dengan begitu, Anda bisa langsung melihat proyek mana yang sedang dalam tahap apa.
Ini juga merupakan cara yang bagus dan aman untuk berbagi file dan memposting komentar. Ini membantu Anda memusatkan komunikasi (sesuatu yang akan kita bahas lebih lanjut nanti), dan ini memberi Anda cara yang lebih sederhana (lebih cepat) untuk bergabung dengan tim Anda. Seringkali, Anda hanya perlu menjelaskan cara kerja platform, dan mereka siap untuk memulai.
Masing-masing alat manajemen proyek paling populer memiliki kemampuan yang layak. Kebanyakan dari mereka dioptimalkan untuk pekerjaan jarak jauh, meskipun tim di tempat juga menggunakannya pada tahun 2024. Sebagian besar, mereka berbeda berdasarkan antarmukanya; namun, karena tim Anda (dan Anda) akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk melihat antarmuka ini, ini juga bukan masalah kecil.
2. Sentralisasikan komunikasi Anda
Ketika tim jarak jauh sudah terlalu akrab, mereka akan mulai saling menambahkan di media sosial. Kemudian, ketika mereka perlu menanyakan sesuatu kepada rekan kerja mereka di tengah malam, mereka tidak akan menggunakan Slack atau Skype (yang mereka tahu tidak akan merespons). Sebagai gantinya, mereka akan mengirimi mereka DM Instagram.
Pertama-tama, ini sangat tidak profesional. Tak hanya itu, hal tersebut juga bisa dianggap sebagai bentuk pelecehan. Anda tahu, di Australia, ada undang-undang yang secara implisit menyatakan bahwa seorang karyawan tidak berkewajiban untuk memberikan tanggapan kepada majikannya di luar jam kerja. Tidak ada kerugian yang dapat menimpa mereka karena hal itu. Sebentar lagi, seluruh dunia akan mengikuti jejaknya.
Namun, fakta bahwa hal ini tidak profesional hanyalah puncak gunung es. Itu juga tidak efisien. Banyak orang melakukan obrolan berbeda, bahkan dengan teman pribadi yang sama. Tidak hanya itu, mereka membahas berbagai hal secara bersamaan di semua obrolan tersebut. Tak jarang juga tone yang berbeda-beda di setiap chat. Namun, pernahkah Anda mencoba mencari meme yang Anda kirimkan kepada seseorang, dan Anda tidak dapat mengingat di platform mana meme tersebut?
Sekarang, bayangkan jika itu bukan meme melainkan informasi sensitif perusahaan. Pertama-tama, Anda membutuhkannya sekarang. Kedua, tidak aman mengirimkannya dengan cara ini.
Oleh karena itu, Anda perlu menekankan komunikasi terpusat melalui perangkat lunak yang disediakan perusahaan. Secara umum, Slack adalah ide bagus, meskipun versi gratisnya menghapus pesan setelah beberapa saat. Anda harus pindah ke paket premium agar hal ini tidak terjadi lagi. Alat ini juga terintegrasi dengan platform lain (seperti G Suite).
3. Alat monitoring karyawan
Ini mungkin entri paling kontroversial di seluruh daftar. Yakni, alat monitoring karyawan yang cukup luar biasa. Mereka meningkatkan produktivitas tim jarak jauh (tidak ada lagi kemalasan), dan membantu memberi Anda lebih banyak wawasan tentang fungsi tim Anda. Jika masalah keamanan terkait tim jarak jauh menjadi perhatian, alat ini dapat membantu Anda mengatasi masalah ini.
Sayangnya, alat ini punya banyak kelemahan, demikian juga. Tentu saja, Anda tidak mengabaikan mereka, dan, jika ada kesempatan, sebagian besar karyawan Anda akan memilih alat ini. Namun, mereka realistis mengenai jumlah waktu dan perhatian yang Anda miliki (Anda tidak dapat secara fisik menonton semua layar mereka secara bersamaan… yah, dengan alat, Anda bisa).
Tidaklah terlalu berlebihan untuk mengatakan bahwa banyak orang meninggalkan perusahaan dan pergi ke suatu tempat di mana alat pemantauan ini tidak berguna lagi.
Selain itu, bukan berarti tidak mungkin untuk menipu alat ini. Namun masalah terbesarnya adalah masalah privasi dan potensi penyalahgunaan. Dari semua alat dalam daftar ini, alat ini merupakan alat yang campur aduk (bisa-bisa), jadi terserah Anda untuk memutuskan apakah alat ini sepadan dengan usahanya.
4. Perangkat lunak akuntansi
Tidak ada yang lebih penting untuk kendali dan wawasan dalam urusan perusahaan Anda selain mengawasi keuangan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengelola semua milik Anda penggajian karyawan dan faktur vendor, serta mengawasi arus kas perusahaan Anda.
Perbedaan terbesar antara alat modern dan sistem tradisional adalah kenyataan bahwa Anda dapat memantau keuangan Anda secara real time. Ini berarti Anda tidak perlu lagi menunggu audit untuk mengetahui bahwa sebagian dana perusahaan hilang atau ada seseorang yang terlalu lama menyimpan daftarnya.
Fitur perkiraan dan proyeksi pada alat ini sangat membantu perencanaan jangka panjang Anda. Uang saja, meskipun terasa menyenangkan, tidak benar-benar menunjukkan seberapa baik kinerja Anda. Untuk itu, Anda perlu memahami seberapa dekat hal ini membawa Anda ke titik impas dan apa arti angka-angka ini bagi perusahaan Anda dalam jangka panjang.
Kemampuan untuk mendapatkan laporan komprehensif dalam waktu singkat adalah sesuatu yang tidak boleh Anda remehkan. Ini adalah fitur yang hanya dapat diapresiasi oleh mereka yang pernah bekerja di bidang akuntansi sebelum adanya alat ini.
Dengan bantuan teknologi, Anda bisa mendapatkan lebih banyak wawasan tentang perusahaan Anda dibandingkan sebelumnya
Hal terbaik tentang alat ini adalah mereka memberi Anda otonomi dalam hal keinformatifan. Ketika Anda ingin mengetahui sesuatu, Anda berkonsultasi dengan alat, bukan dengan karyawan. Dengan cara ini, Anda menghindari membuang-buang waktu orang lain dan mengalihkan perhatian mereka dari tugas-tugas inti mereka. Anda juga bisa “mengajukan” pertanyaan sulit tanpa menunjukkan kepada siapa pun bahwa Anda mungkin tidak mempercayai mereka. Ini merupakan win-win solution dalam sebagian besar skenario.