Manajemen waktu adalah masalah besar bagi kita semua, namun khususnya penting bagi penjual. Banyak percakapan berfokus pada “meluangkan waktu”. Tapi kalau dipikir-pikir, apakah masalahnya sebenarnya soal meluangkan waktu atau soal menggunakan waktu kita dengan lebih efektif?
Misalnya, Gartner menerbitkan analisis yang menarik. Mereka melihat bagaimana penjual menghabiskan waktu mereka.
Meskipun artikel Gartner menyarankan perubahan dalam cara mengalokasikan waktu—yang sebagian besar tidak saya setujui, bagan ini menarik. Melihat pencarian calon pelanggan dan melakukan panggilan penjualan–penjual menghabiskan 33% waktunya untuk berinteraksi dengan pelanggan/prospek. Dan ada sejumlah kegiatan lain yang penting untuk memungkinkan pertemuan-pertemuan tersebut. Misalnya persiapan pertemuan pelanggan, negosiasi kesepakatan, dan penutupan sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan dengan pelanggan.
Bahkan aktivitas non-penjualan sebesar 15% dapat menjadi penggunaan waktu yang sangat penting. Misalnya saja, beberapa waktu ini mungkin berupa pelatihan–mempelajari lebih lanjut tentang cara menjual, mengembangkan ketajaman bisnis, mempelajari alat-alat baru untuk membantu kita menjadi lebih produktif. Atau bisa juga mendapatkan pembinaan dan pengembangan dari manajer dan rekan kerja.
Atau perencanaan penjualan dengan 14% waktu penjual. Kita perlu orang-orang memikirkan wilayah mereka, pelanggan mereka, peluang mereka, tujuan mereka. Kita ingin mereka memikirkan apa yang harus mereka lakukan, apa yang harus mereka fokuskan, bagaimana mereka dapat meningkatkan dampak dan hasil.
Bahkan waktu yang dihabiskan untuk mencari solusi. Tidak semua yang kami lakukan mengikuti urutan langkah demi langkah dan yang harus kami lakukan hanyalah menjalankannya secara efektif dan efisien. Banyak hal terjadi, baik dengan pelanggan kami maupun di dalam organisasi kami sendiri. Penjual hebat memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah – mengembangkan solusi.
Masing-masing bidang ini saling terkait. Melakukan atau tidak melakukan masing-masing hal ini mempunyai dampak yang besar pada bidang lainnya. Misalnya, jika kita tidak memiliki pelatihan dan pengembangan keterampilan yang tepat, kemampuan kita untuk melakukan pertemuan penjualan dan pencarian calon pelanggan yang berdampak besar, kemampuan kita untuk secara efektif mengelola kesepakatan hingga penutupan akan terkena dampak buruk. Mengalokasikan lebih sedikit waktu untuk beberapa hal ini juga dapat berdampak buruk pada kinerja di area lain, meskipun kita mungkin memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan di area tersebut.
Terlalu sering, kita menghabiskan banyak waktu memikirkan bagaimana kita dapat menghabiskan lebih sedikit waktu di satu bidang dan lebih banyak waktu di bidang lain. Di dunia yang paling ideal, kami ingin orang-orang menghabiskan 100% waktunya di depan pelanggan–melakukan panggilan penjualan dan pencarian calon pelanggan. Namun jika mereka tidak melakukan hal-hal lain, maka kemampuan mereka untuk menghasilkan dampak penjualan dan panggilan calon pelanggan yang tinggi akan menurun.
Saya sebenarnya terkejut dengan data Gartner. Sebenarnya itu tampak cukup bagus bagi saya. Pertanyaan yang muncul adalah “dengan waktu yang kita habiskan, apakah kita sudah seefektif dan seefisien mungkin? Misalnya 100% waktu kita untuk menelepon pelanggan tidak ada artinya jika kita melakukan panggilan yang buruk. Namun 33% dari waktu kita melakukan panggilan dengan dampak yang sangat tinggi (penjualan/prospek) dapat membuat kita sangat produktif.
Persoalan awal bukan mengenai di mana kita mengalokasikan waktu, namun lebih pada apakah kita menggunakan waktu tersebut dengan dampak yang kita bisa? 14% dari waktu yang kita habiskan untuk perencanaan penjualan bisa sangat bermanfaat jika kita bijaksana dalam mengatur waktu kita di wilayah tersebut, memikirkan apa yang dapat kita lakukan untuk memberikan hasil terbaik. 16% dari waktu yang kita habiskan untuk mempersiapkan rapat dapat membantu kita mencapai lebih banyak hal dalam rapat tersebut; tapi kita harus melakukan hal yang benar dalam persiapan pertemuan itu. 15% waktu kita dalam aktivitas non-penjualan dapat meningkatkan keterampilan dan kemampuan kita untuk menggunakan waktu kita di bidang lain dengan lebih efektif dan efisien.
Kita membuang banyak waktu! Mengalokasikan kembali tempat kita menghabiskan waktu tidak serta merta mengurangi jumlah waktu yang kita buang, namun hanya mengubah tempat kita membuang waktu.
Tidak dapat dipungkiri, sebagian dari waktu yang terbuang dapat dihilangkan sehingga waktu tersebut dapat dialokasikan secara berbeda. Kita membuang banyak waktu dalam pertemuan yang tidak berarti – baik secara internal maupun dengan pelanggan dan prospek. Kita sebaiknya menghentikan aktivitas tersebut dan mengalokasikan kembali waktu tersebut untuk hal-hal yang memiliki dampak lebih besar.
Kami memiliki teknologi yang membantu efisiensi dan efektivitas kami. Misalnya, ada banyak alat yang membantu kita meneliti dan mempersiapkan panggilan telepon dengan lebih baik. Saya tidak tahu apakah kami ingin mengurangi jumlah waktu yang kami habiskan untuk melakukan hal ini, namun kami ingin meningkatkan kualitas persiapan tersebut agar kami lebih efektif dalam melakukan panggilan.
Kita bertanggung jawab untuk melakukan “seluruh pekerjaan”, bukan hanya sebagian pekerjaan. Jika kita ingin memaksimalkan kinerja kita, kita harus fokus pada setiap bagian pekerjaan, melakukan setiap bagian seefektif dan seefisien mungkin. Dalam melakukan hal ini, kita mungkin menemukan bahwa kita dapat mengalokasikan kembali waktu ke bidang lain, tetapi hanya setelah kita melakukan setiap bagian pekerjaan seefektif mungkin.