Bertentangan dengan anggapan umum, organisasi berskala besar bukan satu-satunya yang rentan terhadap penipuan. Penipu juga sering menargetkan usaha kecil karena skema penipuan mereka.
Perusahaan kecil memiliki sumber daya dan anggaran yang lebih sedikit untuk mengantisipasi dan melawan penipuan yang umum terjadi. Hal ini membuat mereka sangat rentan terhadap pelaku kejahatan. Jika Anda adalah pemilik usaha kecil, inilah saatnya memperhatikan ancaman umum dan memahami bagaimana Anda dapat melindungi organisasi Anda dari penipu.
Jadi, dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda enam cara paling efektif untuk melindungi bisnis Anda dari penipuan. Teruslah membaca!
Penipuan Umum yang Harus Diketahui Pemilik Usaha Kecil
Setiap tahun, penipu menipu miliaran dolar dari bisnis Amerika. Tentu saja, perusahaan kecil akan merasakan dampak kerugian finansial yang jauh lebih besar dibandingkan perusahaan besar.
Konsekuensi dari ancaman penipuan bisa jauh lebih kompleks dibandingkan apa yang tampak pada awalnya. Gangguan operasional, misalnya, dapat berdampak buruk pada layanan pelanggan dan fungsi penjualan, yang menyebabkan tingginya biaya peluang (opportunity cost) akibat downtime.
Penipuan juga dapat menandakan kerentanan keamanan di organisasi Anda. Hal ini dapat mengikis reputasi bisnis Anda. Kadang-kadang, hal ini bahkan dapat menimbulkan dampak hukum.
Itulah sebabnya sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus mewaspadai beberapa penipuan umum yang sering menargetkan usaha kecil. Berikut adalah beberapa di antaranya.
Hal ini biasanya melibatkan pelanggan palsu yang membayar lebih untuk produk atau layanan yang mereka terima. Pembayaran dilakukan melalui cek, dan mereka meminta Anda mentransfer jumlah tambahan ke rekening pribadi.
Anda baru akan menyadari bahwa itu adalah penipuan beberapa minggu kemudian setelah bank memberi tahu Anda bahwa cek tersebut telah dibatalkan.
Basis data pelanggan Anda, informasi vendor, rincian bank, dan data serupa dapat bermanfaat bagi pelaku kejahatan. Misalnya, mereka dapat menjualnya di web gelap atau menggunakannya untuk penipuan finansial.
Serangan phishing ditujukan untuk mencuri data bisnis penting tersebut. Mereka sering kali mengandalkan taktik peniruan identitas untuk menipu Anda dan tim Anda agar membocorkan informasi rahasia bisnis.
Penipu dapat mencegat akun email vendor Anda dan mengirimi Anda faktur palsu dengan informasi pembayaran yang telah diubah. Vendor yang menipu juga dapat menargetkan Anda untuk melakukan penipuan faktur dengan, misalnya, menagih Anda untuk barang yang belum pernah Anda terima.
Dalam penipuan perlengkapan kantor, misalnya, penjual yang curang menipu perusahaan dengan meminta uang untuk produk yang tidak pernah dipesan atau mengambil pembayaran di muka untuk barang yang tidak ingin mereka kirimkan.
Demikian pula, pengiklan palsu, konsultan, dan berbagai penyedia layanan dapat menipu Anda jika Anda tidak berhati-hati.
Ini adalah saat individu jahat menyamar sebagai bisnis Anda untuk menipu uang dari pemangku kepentingan yang tidak menaruh curiga. Misalnya, mereka dapat memalsukan situs web Anda atau membajak akun media sosial Anda untuk menjalankan promosi palsu dan memikat pelanggan ke dalam penipuan keuangan.
Setiap tahun, bisnis Amerika merugi $50 miliar karena pencurian karyawan. Karyawan yang curang dapat melakukan berbagai kejahatan yang dapat membahayakan bisnis Anda. Misalnya, mereka dapat menulis cek kepada diri mereka sendiri dengan dalih pembayaran vendor atau pembayaran tunai saku dari pelanggan tanpa mengeluarkan tanda terima.
Mereka bahkan mungkin memalsukan dokumen menggunakan tanda tangan Anda dan rincian perusahaan untuk menargetkan pemangku kepentingan Anda untuk penipuan.
Bagaimana Melindungi Bisnis Kecil Anda dari Penipuan Umum
#1: Tetapkan SOP, Kebijakan, dan Protokol Keamanan
Hal ini penting untuk meminimalkan risiko terkait penipuan dan memberikan panduan yang diperlukan kepada karyawan untuk menghindari dan mengatasi skema penipuan. Misalnya,
- Menetapkan mekanisme verifikasi dan persetujuan yang ketat untuk menempatkan pesanan pembelian, menerima barang, memproses pembayaran vendor, menangani pengembalian dana pelanggan, menilai peluang bisnis, dan melakukan aktivitas bisnis penting lainnya.
- Buat kebijakan BYOD saat tim Anda menggunakan perangkat mereka sendiri untuk tujuan kerja.
- Kembangkan protokol untuk mencegah ancaman dunia maya dan penipuan phishing. Hal ini harus mencakup pedoman untuk menggunakan koneksi internet yang aman, menginstal perangkat lunak yang direkomendasikan perusahaan, berbagi file, melindungi data, dan sejenisnya.
- Tetapkan peran pekerjaan, tanggung jawab, dan KPI untuk setiap karyawan untuk menanamkan akuntabilitas.
#2: Perkuat Kebersihan Keamanan Digital
Infrastruktur dan praktik keamanan TI Anda memainkan peran utama dalam melindungi bisnis Anda dari penipuan. Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam hal ini antara lain,
- Melindungi file, akun, dan perangkat bisnis menggunakan kata sandi yang sangat mudah.
- Menyiapkan otentikasi dua faktor sebagai penghalang keamanan tambahan untuk mencegah pencurian data.
- Melindungi jaringan komputer bisnis dengan firewall yang kuat.
- Memasang pelindung anti-virus pada seluruh perangkat yang digunakan untuk keperluan bisnis, termasuk ponsel cerdas, untuk mendeteksi dan mencegah ancaman malware.
- Menjadwalkan pencadangan data secara berkala untuk membantu proses pemulihan jika terjadi penipuan terkait data.
#3: Atur Kontrol Akses
Memperkuat keamanan aset fisik bisnis Anda diperlukan untuk meminimalkan pencurian inventaris, data, dan keuangan serta penipuan terkait.
Selalu simpan dokumen dan file penting di lokasi aman dengan kontrol akses yang ketat. Hal yang sama berlaku untuk inventaris produk Anda dan barang-barang berbiaya tinggi lainnya.
Sistem digital berbasis sidik jari atau kartu adalah solusi termudah untuk mencegah akses tidak sah dan memantau aktivitas masuk dan keluar di tempat usaha Anda. Memasang kamera keamanan adalah langkah penting lainnya untuk ketenangan pikiran Anda.
#4: Terapkan Penyaringan Pemangku Kepentingan
Pemangku kepentingan tertentu, termasuk karyawan dan vendor, memiliki akses ke beberapa sumber daya bisnis Anda yang berisiko tinggi. Oleh karena itu, mengikuti proses penyaringan yang ketat sebelum berinteraksi dengan mereka diperlukan demi keselamatan perusahaan Anda. Contohnya,
- Lakukan pemeriksaan latar belakang ekstensif sebelum mempekerjakan karyawan.
- Ikuti proses penyaringan vendor untuk memeriksa informasi pemasok sebelum melakukan pemesanan atau menandatangani kontrak.
- Tinjau komunikasi eksternal dari pemangku kepentingan untuk memverifikasi sumbernya sebelum merespons atau mengambil tindakan. Misalnya, gunakan Nomor untuk membalikkan pencarian alamat email yang tidak dikenal sebelum membagikan data pesanan atau mengakomodasi permintaan pembayaran.
#5: Bangkitkan Kesadaran
Memerangi penipuan bisnis bukanlah sesuatu yang dapat Anda lakukan sendiri. Anda juga memerlukan komitmen dan dukungan dari pemangku kepentingan. Untuk ini, Anda harus menciptakan percakapan seputar hal ini dan memfasilitasi serta mendorong tindakan positif untuk mencegah penipuan.
- Didik karyawan Anda tentang ancaman penipuan yang umum dan pentingnya bersikap skeptis ketika berhadapan dengan pihak ketiga.
- Latih karyawan tentang langkah-langkah keamanan penting untuk melindungi data bisnis dan mendeteksi serta mencegah upaya penipuan.
- Meningkatkan kesadaran pelanggan tentang penipuan phishing dan peniruan identitas serta cara melindungi diri dari penipuan.
- Bekerja sama dengan vendor untuk memperkuat kebijakan keamanan dan infrastruktur mereka guna memitigasi ancaman yang timbul dari kerentanan dalam operasi bisnis mereka.
#6: Pantau Secara Konsisten
Pemantauan berkelanjutan adalah suatu keharusan untuk mengidentifikasi kesenjangan keamanan dan potensi ancaman tepat waktu. Misalnya, Anda harus meninjau laporan bank dan kartu kredit secara rutin untuk mengidentifikasi aktivitas yang tidak biasa.
Menjadwalkan audit berkala untuk memeriksa kepatuhan karyawan dan vendor terhadap proses yang telah ditetapkan juga sama pentingnya.
Catatan Akhir
Mengambil tindakan yang diperlukan untuk melindungi perusahaan kecil Anda dari penipu tidak hanya penting untuk keamanan organisasi Anda. Hal ini penting untuk keselamatan dan ketenangan pikiran pelanggan Anda dan pemangku kepentingan lainnya.
Saat mengambil langkah-langkah pencegahan, ingatlah untuk mengembangkan rencana tindakan untuk memitigasi dampak bisnis jika terjadi penipuan. Hal ini akan membantu Anda pulih dengan cepat dan meminimalkan biaya serta waktu henti dengan tindakan yang cepat dan efektif.