Bagi pemilik usaha kecil, liburan dapat menjadi waktu yang paling indah sepanjang tahun: Khususnya bagi pengecer, pembelian di sekitar perayaan musim dingin dapat mencapai hampir setengah dari penjualan tahunan, menurut laporan dari AP News. Meski menguntungkan, ledakan tersebut juga dapat menyebabkan stres saat liburan. Serangan pelanggan yang tiba-tiba dapat berarti peningkatan jam kerja, logistik yang lebih rumit, dan kekacauan umum bagi pemilik usaha kecil dan tim mereka.
Untungnya, dengan sedikit pemikiran dan perencanaan, tingkat stres Anda secara keseluruhan pada liburan ini dapat dikurangi — bahkan sambil menikmati meningkatnya kesibukan dalam bisnis Anda.
1. Rencanakan waktu istirahat terlebih dahulu
Keseimbangan kehidupan kerja sangat penting setiap saat sepanjang tahun, dan terutama selama musim perayaan — faktanya sangat penting sehingga otonomi dan fleksibilitas dalam jam kerja muncul dalam kerangka Kesehatan & Kesejahteraan Mental Tempat Kerja yang baru dari Surgeon General, yang pertama kali diproduksi pada tahun 2022.
Terjemahan: Pemilik bisnis dan karyawannya juga berhak mendapatkan waktu istirahat selama liburan — meskipun itu adalah waktu tersibuk dalam setahun bagi perusahaan Anda. Namun ketika Anda sedang sibuk dengan jadwal mingguan, akan sulit untuk meluangkan waktu di luar jam kerja bagi anggota tim Anda yang bekerja paling keras.
Itulah mengapa merupakan ide bagus untuk mulai merencanakan waktu istirahat lebih awal, kemungkinan besar pada akhir musim panas. Minta karyawan Anda untuk mengajukan permintaan cuti mereka setidaknya satu atau dua bulan sebelum hari libur tiba sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk memikirkan siapa yang bekerja, kapan, dan memberikan kesempatan terbaik kepada semua orang untuk mendapatkan jam libur yang mereka inginkan. Dan jangan lupa untuk memasukkan diri Anda ke dalam akuntansi.
2. Tetapkan jam libur yang wajar
Mengingat potensi penjualan di hari libur, Anda mungkin tergoda untuk tetap membuka pintu sepanjang waktu untuk mendapatkan lebih banyak keuntungan dari pembeli di luar jam kerja. Dan dalam beberapa kasus khusus, seperti Black Friday, pendekatan tersebut mungkin bermanfaat.
Namun saat ini, lebih banyak orang yang berbelanja online dibandingkan sebelumnya. Penjualan e-commerce diproyeksikan tumbuh lebih dari 10% pada tahun ini saja, menurut data dari Forbes. Meskipun memenuhi pesanan online memiliki beban kerja tersendiri, hal ini dapat mengurangi waktu bertatap muka dengan pelanggan yang menghabiskan banyak energi — dan juga dapat memberi Anda ketenangan pikiran dalam menetapkan jam libur yang wajar untuk berbelanja di dalam toko.
Meskipun model bisnis Anda tidak dapat diterapkan dengan baik ke dalam penjualan digital, ada baiknya Anda berpikir dua kali sebelum membebani diri Anda dan tim Anda secara berlebihan dengan banyak jam libur ekstra. Bagaimanapun juga, tim yang ramah dan cukup istirahat yang benar-benar siap untuk tampil mungkin sebenarnya lebih berharga daripada tim yang kelelahan, meskipun selalu hadir secara fisik.
3. Pekerjakan bantuan musiman
Jika Anda benar-benar perlu memperpanjang jam liburan Anda — atau sekadar membutuhkan lebih banyak bantuan selama jam kerja reguler untuk mengimbangi lonjakan pelanggan — menyewa bantuan musiman dapat sangat membantu dalam mengurangi tingkat stres tim Anda secara keseluruhan.
Perlu diingat juga bahwa ada pengecualian dalam mandat ACA yang mengharuskan pemberi kerja besar (ALE) yang berlaku untuk menyediakan asuransi kesehatan bagi karyawan penuh waktu dalam kasus karyawan musiman. Pekerja musiman ditentukan oleh IRS dengan dua ketentuan berikut:
- Mereka akan bekerja selama enam bulan atau kurang
- Pekerjaan yang mereka pekerjakan dilakukan pada waktu yang hampir sama setiap tahun
Tentu saja, memberikan tunjangan kepada karyawan Anda adalah cara yang bagus untuk membuat mereka tetap termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik yang mereka bisa — dan kembali lagi untuk menambah jam kerja di tahun depan.
4. Delegasikan tanggung jawab
Sebagai pemilik usaha kecil, kemungkinan besar Anda memiliki banyak jabatan — terkadang terlalu banyak. Anda mungkin adalah pemegang buku, pengatur jadwal, manajer proyek, dan perwakilan lantai penjualan Anda sendiri, hanya untuk menyebutkan beberapa peran.
Namun konsensus ilmiahnya cukup jelas: Manusia sebenarnya tidak begitu hebat dalam melakukan banyak tugas. Faktanya, menurut para peneliti di balik artikel tahun 2019 yang diterbitkan di Cerebrum, “Multitasking hampir selalu merupakan istilah yang keliru, karena pikiran dan otak manusia tidak memiliki arsitektur untuk melakukan dua tugas atau lebih secara bersamaan.” Mencoba melakukan semuanya tidak hanya membuat hidup Anda lebih stres, tetapi juga mengurangi perhatian khusus yang Anda miliki untuk setiap hal yang ingin Anda selesaikan.
Mendelegasikan tanggung jawab adalah langkah manajemen stres yang penting setiap saat sepanjang tahun, terutama selama musim liburan di mana-mana. Selain memberi Anda alur kerja yang tidak terlalu membuat stres secara keseluruhan, mendelegasikan beberapa tugas dapat membantu Anda menemukan dan fokus pada bidang yang paling Anda kuasai dan menempatkan orang-orang yang kekuatannya berbeda dengan Anda pada posisi yang tepat untuk menutupi kelemahan apa pun. Ketika setiap anggota tim lebih berfokus secara eksklusif pada beberapa hal yang mereka lakukan dengan baik, produktivitas secara keseluruhan kemungkinan besar akan meningkat dan pada saat yang sama stres berkurang, sehingga menghasilkan skenario yang saling menguntungkan.
5. Tetapkan harapan pelanggan yang masuk akal
Selain menyesuaikan tanggung jawab dan ekspektasi Anda, penting juga untuk menemukan cara mengelola ekspektasi pelanggan selama liburan. Bahkan dalam situasi terbaik sekalipun, dengan staf yang kuat dan rencana bisnis liburan yang berjalan seperti mesin yang berfungsi dengan baik, Anda mungkin akan mengalami penundaan dan kewalahan terkait musim. Beberapa faktor yang menyebabkan dinamika tersebut, seperti waktu pengiriman, sepenuhnya di luar kendali Anda.
Sekali lagi, jawabannya terletak pada pemikiran ke depan dan perencanaan. Misalnya, periksa tenggat waktu pengiriman hari libur yang diterbitkan oleh USPS (atau layanan pengiriman mana pun yang Anda andalkan), dan pastikan untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang tenggat waktu tersebut juga, dengan papan nama toko atau catatan di situs web Anda.
Pastikan untuk menyertakan buffer untuk pekerjaan yang harus Anda lakukan di belakang layar untuk memenuhi pesanan; misalnya, batas waktu USPS untuk Priority Mail Express dua hari adalah 20 Desember untuk pengiriman sebelum Natal, tetapi Anda mungkin ingin membatasinya pada 19 Desember.
Meskipun liburan memang bisa menjadi saat yang menegangkan (jika berhasil) bagi pemilik usaha kecil, sedikit perencanaan dapat membantu membuat masa kacau ini berjalan lancar. Pada akhirnya, ingatlah: Mungkin saja tidak semuanya akan selesai dan satu atau dua bola akan dijatuhkan, tapi selama Anda jujur dan autentik dengan pelanggan Anda, kemungkinan besar mereka akan mengerti. Bagaimanapun, ini adalah musim memberi – dan memaafkan.